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[自社事例]ワークスタイルの変革~BYODを取り入れた背景~

  |   クラウドコラム

 

近年、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末の利便性向上により、
仕事の進め方が大きく変わってきました。

それに伴い、多種多様のクラウドサービスを活用して
「いつでも」「どこでも」仕事ができる環境が整いつつあります。
これらの技術革新と時代背景を踏まえて、自社の大幅な業務効率アップを図るために
ワークスタイルの変革を行いました。

当社が行ったワークスタイルの変革

これまでのワークスタイルをドラスティックに変えることで、

情報システムの価値は最大化するものだと再認識出来ました。
大幅弊社では以下の3つのワークスタイルを制度として認めております。

  • オフィスのフリーアドレス制
  • 在宅勤務OK
  • ノマドワーク

 

上記の3つを実現するために取り組んだ仕組みは以下の通りです。

 

 

Google_Apps_Horizontal_new_rc4

勤務状況の可視化

出退勤管理は当然として、今・誰が・何の業務に取り組んでいるのか一目瞭然で分かる仕組みが必要です。
弊社ではgoogleappsというグループウェアを活用し、ログイン状況で在籍中なのか、スケジューラーで会議中なのか等を共有しております。

様々な情報共有ツールの準備

WEB会議、携帯電話、社内SNS、メールなど目的に応じたコミュニケーションツールを全て揃えたことで
リアルタイムに社員間でチームワークを駆使した業務を実施することが可能です。

セキュリティの確保

images業務における重要な情報にアクセスするためのデバイス(情報端末)を全ての社員に支給することは中小企業にとってコスト面で大きなハードルです。弊社も同様にコスト面を抑えるために、私物デバイスの業務利用を解禁しております。
今やノートPCやスマートフォンはほとんどのビジネスマンが所有しております。社員が個人で所有するデバイスを活用することで現在の環境を活用したままワークスタイルを変革することができます。

ここで一つ疑問が湧くはずです。

 

私物を使わせてセキュリティ面は大丈夫なのか?と。

 

これまでのインストール型のソフトや自社サーバーへアクセスするような仕組みであれば、私物デバイスでの利用は厳禁でした。個人情報の漏洩や機密情報が私物PCで管理されている会社に、安心して仕事を任せるお客様はいません。

 

しかし、クラウド上でセキュアに管理されている情報にアクセスするだけであればデバイスにはデータが残らないため私物デバイスでもビジネス利用が可能になります。

これをBYOD(私物デバイス活用)と呼びます。大手企業でもBYODの導入事例が増えてきました。弊社ではお客様情報や重要なデータはクライアントでは一切管理せず、全てクラウド上で管理することを徹底しております。

 

労務管理

o-clock在宅勤務などの導入を行うためには環境整備だけでなく、人事評価制度や健康保持などの整備も重要です。
これまでの制度や就業規則を見直し、労働環境の変化に合わせる必要がありました。ここについては労務士の先生にも相談して自社に合ったものにしております。
最後になりますが、ワークスタイルの変化によってもたらされたメリットは多くありますが、成否のポイントは社員間の密なコミュニケーションと社員の帰属意識だと思います。生産的な業務時間が増えた分、これまで以上にスタッフ間がコミュニケーションを取り、目的や目標を共有しながら業務を進めていくことが重要です。
「自社でも取り入れたいが何から始めれば良いか分からない」など、ご相談頂ければ弊社にてご支援させて頂きますのでお気軽にお問い合わせ下さい。